Voimassa 16.6.2021 alkaen

1.       Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Lapuan keskusapteekin asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")

Lapuan keskusapteekki

Satu Åkerman

y -tunnus 2449072-9

Alangontie 4, 62100 Lapua

puh. 06 4339700

lapuankeskusapteekki@apteekit.net

 2.       Yhteydenotto

Johanna Lindström

Alangontie 4, 62100 Lapua

puh. 06 4339700

lapuankeskusapteekki@apteekit.net

3.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Tilaustausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen

 4.       Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Etunimi ja Sukunimi
• Syntymäpäivä
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja -paikat, IP-osoite)
  • Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista
• Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
• Tuotteita koskeva toivelistasi
• Tieto siitä, oletko vahvistanut, milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

 5.       Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.

• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei
• Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä.Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään 5 vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi -palvelun kauta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään 5 vuotta
• Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja.

Tilauksesi reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksesi loppuun viennistä eteenpäin, mutta apteekin reseptipäiväkirjassa tiedot säilyvät pidempään.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

 6.       Kuka käsittelee henkilötietoja

Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Crasman Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilöreksiterin käsittelijänä. Verkkokauppaan liittyvää tilausten hallintaa ohjaavaa järjestelmää ylläpitää Solteq Oyj, joka toimii myös henkilötietojen käsittelijänä. Maksupalvelun tuottaa Paytrail Finland, joka toimii myös reksiterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä.

 7.       Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse. Tämän lisäksi saamme reseptilääkeoston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä reseptikeskuksesta sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely). Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä. Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.

 8.       Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin.

                                                                                     

• Reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot tallennetaan apteekin asiakasrekisteriin, Apteekin lääkemääräysrekisteriin(reseptipäiväkirja), Kelan ylläpitämään Reseptikeskukseen ja Kelaan lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten
• Reseptintoimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot Kelaan (jos maksaja ja Sosiaalitoimistoon (jos maksaja)
• Reseptintoimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot maksavalle vakuutusyhtiölle
• Reseptintoimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien klääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot maksavalle työpaikkakassalle
• Asiakkaan suostumuksesta asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite sähköpostimarkkinointikumppanille
• Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite logistiikkakumppanille, jos kuljetustapa on muu kuin nouto apteekista 
• Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot ja laskutustiedot maksunvälittäjälle
• Verkkokaupan käyttäjistä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä analytiikka- ja tilastointikumppanille.

 9.       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan lääkemääräystietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. APteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA -alueen sisällä. APteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (esim. Eezeryn SMS -kumppani) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA -alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat EU -komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

 10.       Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen/toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarviointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasreksiterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kansssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

 11.   Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

• Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle  (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

 12.   Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä verkkokaupan ominaisuuksien toteuttamiseen, palvelun käytön analysointiin, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.